Bad debts, provision for doubtful debts and provision for discounts on debtors

这一课其实我们是在学习当我们做生意放账时所会面对的坏处。所以当你们做生意时放账给顾客的话，你们可能会面对所放出去的账收不回或者有可能收不回。如果当你们能确定一笔帐已经肯定收不回，在会计里会要求你们把那笔肯定收不回的账开销出去，我们称它围坏账(Bad Debts)。

所以在这里你们应该要清楚的是全部的开销增加的话一定会是Debit Expenses的。因此当坏账开销出去时，你们一定是Debit Bad Debts (Expenses), Credit 一定会是被开销出去的Debtors的Account。比如：a debts owing by A amounting RM 1,200 has become bad。所以Double Entry 应是Debit Bad Debts，Credit A。从此在账目里A已不在你们的Debtors 的amount 里了。

可是你们也许会问如果变坏的账突然收回，那我们怎么办？如果你们先前已经开销出去的坏账回收的话，我们称它围坏账回收(Bad Debts Recovered)。之前Bad Debts 是开销，所以当一笔开销得到回收时，它就会变成一笔收入来抵消之前的那笔开销。记住当你们收到钱时，你们一定会Debit Bank/Cash的又或者所有的收入你们一定要Credit。所以，你们的Double Entry 应该是Debit Bank / Cash,，Credit Bad Debts Recovered。为什么我会说抵消，你们看先前我们Debit Bad Debts，现在我们Credit Bad Debts Recovered，在Profit and Loss Account 里是不是变得没有Effect了？

如果你们认为所放出去的账有可能收不回，在会计里会要求你们成立一个储备金(Provision)来处理这笔开销。我们称它为坏账储备金(Provision for Bad/Doubtful Debts)。而Provision for Bad/Doubtful Debts是Balance Sheet item。你们要记住，只有在储备金增加的情况下才会有开销，反之，在储备金减少时就会呈现出收入来。所以当储备金增加时：Debit Profit and Loss（开销），Credit Provision for bad / doubtful debts。反之，当储备金减少时：Debit Provision for bad / doubtful debts，Credit Profit and Loss（收入）。

当你们要算出应该要储备多少时，你们可以以下的方程式来计算：

Provision for bad / doubtful debts = Debtors (必须是已经把坏账开销出去后的Balance) x 储备率(%)。

记住算出来的是储备金的Closing Balance。所以如你们要找出储备金是增或减，你们就必须Compare跟它的Opening Balance。如果Closing Balance 多过Opening Balance，那储备金就是增加，反之，如果Closing Balance 少过Opening Balance，那储备金就是在减少。

而你们计算回扣储备金(Provision for discount)所用的方程式和计算Provision for bad / doubtful debts 的方程式是大同小异的。你们可以以下的方程式来计算：
Provision for discount = [Debtors (必须是已经把坏账开销出去后的Balance) – Provision for bad / doubtful debts的Closing Balance] x储备率(%)。

记住算出来的是储备金的Closing Balance。所以如你们要找出储备金是增或减，你们就必须Compare跟它的Opening Balance。如果Closing Balance 多过Opening Balance，那储备金就是增加。如果储备金增加，你们必须Debit Profit and Loss（开销），Credit Provision for discount。 反之，如果Closing Balance 少过Opening Balance，那储备金就是在减少。如果储备金减少，你们必须Debit Provision for discount，Credit Profit and Loss（收入）。

阿Sir
16-01-2008