Manufacturing Accounts – Part 2

从事生产的公司和从事货物交易的公司的最大差别是生产的公司的成本是生产成本而货物交易的公司则是买货。所以在从事生产的公司的盈利表里，它的买货部分将会被生产成本所取代。可是如果她除了生产本身的货品，她也有跟外界买现成的货来卖，那她的盈利表除了有生产成本(*)，也有买货的部分(**)。

Work in progress 的Stock 是那些在关账期(year end)生产还没有完毕的存货。所以在Balance Sheet 里的Stock 将会由Raw Materials，Finished Goods 和 Work in progress的Closing Stock 所主成。

除了以上的不同处，她的Balance Sheet 将和其他的货物交易的公司相似。


27-01-2008

Manufacturing Accounts – Part 1

当你们在处理一间工厂的账目时，你们除了需要准备盈利表(Trading and Profit and Loss Account / Income Statement) 和资产负债表(Balance Sheet)之外，你们还必须准备生产成本表(Manufacturing Account)。

在一间从事生产的公司里，他们所要面对的成本主要分为生产成本(Production Cost) 和非生产成本好像管理开销(Administrative Expenses)，销售和运送开销(Selling and Distribution Expenses)和金融开销(Financial Charges)。所以，你们必须把所有的生产成本呈现在生产成本表(Manufacturing Account)里，而非生产成本则会呈现在盈利表里。

生产成本(Production Cost)大致上分为直接成本(Prime Cost)和非直接生产成本(Indirect Manufacturing Costs)。直接成本(Prime Cost)是由直接原料(Direct Materials)，直接员工(Direct Labour)和其他直接开销(Direct Expenses)所主成。

你们可能会问什么是是直接原料(Direct Materials)，直接员工(Direct Labour)和其他直接开销(Direct Expenses)？当你们要生产某种产品时，那产品所需的原料，我们称它为直接原料(Direct Materials)，例如，如你们要生产朔胶水罐时，所需的朔胶原料就是直接原料。而在从事生产的员工就称它为直接员工(Direct Labour)，比如，Machine Operators。如你们想把一些图案印在朔胶水罐时，好像Batman的图案，你们必须交付版权费(Royalty)，这种费用我们称它为直接开销(Direct Expenses)。那些不是直接性包含在产品里的生产开销，好像工厂的电费，水费，工厂经理和督工的薪金等开销，我们称它为非直接生产成本(Indirect Manufacturing Costs)。

24-01-2008

Mark-up and Margin

什么是Mark-up 和Margin？他们乃是用来计算赚幅的巴仙率。他们最大的不同处是Mark-up 是用来计算以成本(Cost)为分母的赚幅率而Margin是用来计算以销售(Sales) 为分母的赚幅率。

因此，计算Mark-up的方程式如下：

Mark-up = [盈利(Profit) / 成本(Cost)] x 100

比如：Cost price = RM 3， 我们赚RM 0.50。所以Mark-up = [0.50 / 3] x 100 = 16.67%。又或者Cost of Sales = RM 13,000, 我们的Gross Profit = RM5,500，Mark-up = [5,500 / 13,000] x 100 = 42.31%。

而计算Margin的方程式如下：　

Margin = [盈利(Profit) / 销售(Sales)] x 100

例如：Selling price = RM 4，我们赚RM 1，Margin = [1 / 4] x 100 = 25%或者Sales = RM 20,000, 我们的Gross Profit = RM 5,000，Margin = [5,000 / 20,000] x 100 = 25%。

如果你们想要把你们要卖的货物Mark-up 80%，货物的买价是RM 18，每一间货物你们会赚 多少? 所以你们可以一Mark-up 的方程式来找出你们想要的盈利。

Mark-up = [P / C] x 100
P / C = Mark-up / 100
P / C = 80 / 100
P = 0.8 x C
P = 0.8 x 18
P = 14.40

或者如果你们想要每一件货物赚RM 3，而你们的Margin 是25%的话，你们的货物需要卖多少钱呢？

Margin = [P / S] x 100
P / S = Margin / 100
S / P = 100 / Margin
S / P = 100/25
S = 4 x P
= 4 x 3
= 12


如果你们想赚30%的Margin，你们买货的Cost是每件RM10。你们必须把售价放到多少才可达到你们的要求呢？

你们知道Margin = 30%。所以Profit / Sales = 30 / 100。

Sales = 100%
(-) Cost = 70%
Profit= 30%

所以：70% - RM 10
100% - RM 10 x [100 / 70] = RM 14.29。

如果你们的Mark-up是40%，你们的Sales是RM35,000，你们总共会赚 多少呢？

Profit / Cost = 40 / 100。

Sales = 140%
(-) Cost = 100%
Profit = 40%

所以：140% - RM 35,000
40% - RM 35,000 x [40/140] = RM10,000。

阿Sir
16-01-2008

Bad debts, provision for doubtful debts and provision for discounts on debtors

这一课其实我们是在学习当我们做生意放账时所会面对的坏处。所以当你们做生意时放账给顾客的话，你们可能会面对所放出去的账收不回或者有可能收不回。如果当你们能确定一笔帐已经肯定收不回，在会计里会要求你们把那笔肯定收不回的账开销出去，我们称它围坏账(Bad Debts)。

所以在这里你们应该要清楚的是全部的开销增加的话一定会是Debit Expenses的。因此当坏账开销出去时，你们一定是Debit Bad Debts (Expenses), Credit 一定会是被开销出去的Debtors的Account。比如：a debts owing by A amounting RM 1,200 has become bad。所以Double Entry 应是Debit Bad Debts，Credit A。从此在账目里A已不在你们的Debtors 的amount 里了。

可是你们也许会问如果变坏的账突然收回，那我们怎么办？如果你们先前已经开销出去的坏账回收的话，我们称它围坏账回收(Bad Debts Recovered)。之前Bad Debts 是开销，所以当一笔开销得到回收时，它就会变成一笔收入来抵消之前的那笔开销。记住当你们收到钱时，你们一定会Debit Bank/Cash的又或者所有的收入你们一定要Credit。所以，你们的Double Entry 应该是Debit Bank / Cash,，Credit Bad Debts Recovered。为什么我会说抵消，你们看先前我们Debit Bad Debts，现在我们Credit Bad Debts Recovered，在Profit and Loss Account 里是不是变得没有Effect了？

如果你们认为所放出去的账有可能收不回，在会计里会要求你们成立一个储备金(Provision)来处理这笔开销。我们称它为坏账储备金(Provision for Bad/Doubtful Debts)。而Provision for Bad/Doubtful Debts是Balance Sheet item。你们要记住，只有在储备金增加的情况下才会有开销，反之，在储备金减少时就会呈现出收入来。所以当储备金增加时：Debit Profit and Loss（开销），Credit Provision for bad / doubtful debts。反之，当储备金减少时：Debit Provision for bad / doubtful debts，Credit Profit and Loss（收入）。

当你们要算出应该要储备多少时，你们可以以下的方程式来计算：

Provision for bad / doubtful debts = Debtors (必须是已经把坏账开销出去后的Balance) x 储备率(%)。

记住算出来的是储备金的Closing Balance。所以如你们要找出储备金是增或减，你们就必须Compare跟它的Opening Balance。如果Closing Balance 多过Opening Balance，那储备金就是增加，反之，如果Closing Balance 少过Opening Balance，那储备金就是在减少。

而你们计算回扣储备金(Provision for discount)所用的方程式和计算Provision for bad / doubtful debts 的方程式是大同小异的。你们可以以下的方程式来计算：
Provision for discount = [Debtors (必须是已经把坏账开销出去后的Balance) – Provision for bad / doubtful debts的Closing Balance] x储备率(%)。

记住算出来的是储备金的Closing Balance。所以如你们要找出储备金是增或减，你们就必须Compare跟它的Opening Balance。如果Closing Balance 多过Opening Balance，那储备金就是增加。如果储备金增加，你们必须Debit Profit and Loss（开销），Credit Provision for discount。 反之，如果Closing Balance 少过Opening Balance，那储备金就是在减少。如果储备金减少，你们必须Debit Provision for discount，Credit Profit and Loss（收入）。

阿Sir
16-01-2008

Accounts of Non-Profit Organizations – Part 2(1)

Accounts of Non-Profit Organizations – Part 2(2)

如有问题你们再问。OK!。
阿Sir
12-01-2008

Accounts of Non-Profit Organizations – Part 1

今天我要开讲的主题是非盈利团体会计(Accounts of Non-Profit Organizations)。在你们还没进一步看下去，你们必须要问自己：什么是非盈利团体？

“团体”(Organization)大致上可分为盈利和非盈利两种。盈利团体就好像那些以盈利为导向的公司，例如：Sole Proprietorship, Partnership和Limited Company。而非盈利团体就好像学会，公会等非以盈利为导向的团体。

大致上两者的差别不大。你们只需要明白两者差异的Terms和Format而已。以下你们必须记得的差异：

差异 1：盈利表(Trading and Profit and Loss Account) – 收入和开销表(Income and Expenditure Account)。

差异 2：净利(Net Profit) – Surplus of Income over Expenditure。

差异 3：净亏(Net Loss) – Excess of Expenditure over Incomer。

差异 4：在盈利团体的Balance Sheet的Financed By的部份，我们有资本(Capital)，可是非盈利团体并没有资本，所以在这里我们以Accumulated Fund来替代。

除了以上的，你们还必须知道非盈利团体还需要呈报现金簿的Summary，我们称它为Receipts and Payments Account。

大多数的差异都只是terms 的不同，Concept是一样的。例如：Income的Concept还是Debit Debtors/Cash/Bank，Credit Income。还有一个差异就是Format的不同。可是，Balance Sheet 的Format却大致上相同。

Part 2时，我会教你们Non-Profit Organizations的Final Account 的Format。

阿Sir
10-01-2008

Single Entry and Incomplete Records – Part 3(1)

Single Entry and Incomplete Records – Part 3(2)

Item：
1 这是Bank Account 的Opening Balance。当你们要算Opening Capital时必须要把它包括在Current Assets里因为Bank Account是Debit Balance。
2 Cash Banked 是指你拿现金去银行放。所以Double Entry应是Debit Bank （这Entry已经进了），Credit Cash(这Entry还没进)。
3 Received from credit sales是指这些钱是Debtors 还的。Double Entry是Debit Bank（这Entry已经进了），Credit Debtors(这Entry还没进)。
4 是指从Bank 拿钱来自用的是RM12,000。所以Cheque Drawing 是RM 12,000，这不包括Cash Darawing 和 Goods Drawing如果有的话。Double Entry应是Debit Drawings(这Entry还没进)，Credit Bank（这Entry已经进了）。
5 这是公司还给Creditors的钱。所以Double Entry是Debit Creditors(这Entry还没进)，Credit Bank（这Entry已经进了）。
6 它是买 Fixtures and fittings 所花的钱，Double Entry应是Debit Fixtures and fittings(这Entry还没进)，Credit Bank（这Entry已经进了）。
7 这是付给工人的薪金，Double Entry 是Debit Wages and salaries(这Entry还没进)，Credit Bank（这Entry已经进了）。
8 这是付Insurance的钱，Double Entry是Debit Insurance(这Entry还没进)，Credit Bank（这Entry已经进了）。
9 它付杂费，所以Double Entry应是Debit Sundry expenses(这Entry还没进)，Credit Bank（这Entry已经进了）。
10 这是Bank Account 的Closing Balance。它会被包括在Balance Sheet 的Current Assets因为它是Debit Balance (Balance c/d 在Credit)。
为什么在解释里你们会看到Debit xx (这Entry还没进)，Credit Bank（这Entry已经进了）。因为商人在作记录时只记录一边的Entry，所以才叫它作Single Entry(单边记录)。

Single Entry and Incomplete Records – Part 3(3)

从以上的Note 2看来，这些钱都是以现金(Cash)花出去的。这些现金从那来呢？“were made from cash, which had been received from sales”从这句你们可看出钱那来？当然是从Cash Sales来的。所以你们必须准备Cash Account来找出Cash Sales的Amount因为它只给你们知道所有的出账，Opening 和Closing Balance（在Note 4可以看到），Balancing Figures就是Cash Sales。Double Entry 是Debit Drawings / Purchases / Wages / Sundry Expenses，Credit Cash。

Note 3:

Cash discounts of RM8,500 were allowed to customers and cash discounts of RM5,600 were received from suppliers.
从这Note里你们可以知道Discount Allowed 和Discount Received是多少。Double Entry: Debit Discount Allowed, Credit Debtors / Debit Creditors, Credit Discount Received。

Note 4 里你们可以得知Assets 和Liabilities 的Opening 和Closing Balance以便你们可以找出Opening Capital和Prepare Balance Sheet。

Note 5告诉你们已经Write Off 的Bad Debts是RM 700(已经从Debtors里扣除)，已经收不回但还没从Debtors中扣除的有RM1,300。所以总Bad Debts是RM 2,000。

Note 6 给知道Depreciation 是用Straight Line Basis。

接下来你们索要作的是一找出Opening Capital 和以T Account来找出Missing Figures。

Single Entry and Incomplete Records – Part 3(4)

Single Entry and Incomplete Records – Part 3(5)

Single Entry and Incomplete Records – Part 3(6)

我就以这一题的Discussion来结束这Topic。下个开讲日我把它订在17-01-2008（星期四）。要开讲的Topic 是非盈利团体会计(Accounts of Non-Profit Organization)。

再见！

阿Sir
10-01-2008

Single Entry and Incomplete Records – Part 2(1)

在星期四我们已学了如何用快捷式去找盈利。今天我想教你们如何以仔细式去找盈利。通常一位没有受过正统会计教育的小商人，他们只知道准备现金簿(Cash Book)，知道谁欠他多少和他欠人多少。而Single Entry 要教你们的就是如何以这些不完整的记录来为他准备一份财务报告(Financial Statement)。所以，仔细式的方法能让商人得知在某一年里赚多少，也能让他拥有一份完整的财务表：盈利表和资产负债表(Trading and Profit and Loss Account 和 Balance Sheet)。

由于我们需要准备完整的财务表，所以我们必须以 T Account的方式来寻找Missing Figures，例如Sales, Purchases, Expenses等。

如何找Sales Figures？当然，你们从记录簿里可以知道Debtors 欠你多少，从现金簿里可以知道Debtors 在那一年里还了多少钱，有了这些资料，Credit Sales 能找到吗？我们来试试看。

Single Entry and Incomplete Records – Part 2(2)

Single Entry and Incomplete Records – Part 2(3)

注：奥！忘了星期四是Public Holiday，所以我会在星期三开讲。

Single Entry and Incomplete Records – Part 1(1)

当你们还没有继续看下去，你们必须先问：什么叫SingleEntry 或Incomplete Records？在Accounting里，我们采纳的原理是DoubleEntries。所以每一个Transaction都必须要有两个entry，当我们只记录一个entry时，这就会被称为single entry。也因为每个transaction都要有两个entry才算完整，所以每当我们只记录一个entry时，我们也会称它为不完整的记录 (incomplete records)。

大至上，你们必须了解在这个Topic里所要让你学会的是如何从只有一边entry的记录簿里寻找公司的盈利。如何说是只记录一边的entry？

Example:Paid salary by cash RM 100.

跟着double entry system，我们应该Debit Salary Credit Cash的。是不？可是现在你只记录在现金簿里，钱出 RM 100 (Credit Cash)。所以，这就叫Single Entry。Understand?

在Single Entry里有两种方法可以用来寻找盈利。一种是快捷式的，另一种是仔细式的。快捷式的找法只会令你知道这一年赚多少还是亏多少？你不需要prepare Trading and Profit and Loss Account (盈利表)，你只需要用普通的数学法就行。

Single Entry and Incomplete Records – Part 1(2)

注：如有任何问题你们可以sms或email给我。所有的解答将会在“问答板”上publish。